1.目的：对本公司食品安全管理体系的文件进行控制，以确保各部门能够得到适用文件的有效版本。
2.适用范围：适用对与食品安全管理体系有关的所有文件的控制。
3.职责分工：
3.1总经理：负责批准发布管理体系手册；
3.2食品安全小组组长：负责审核管理体系手册，审批程序文件和三级文件；
3.3综合管理办公室：负责管理体系手册及本部门主管的管理体系活动文件的编制，管理体系手册、程序文件及公司行政管理文件的发放与回收，作废文件的控制，识别收集有关的法律法规，并负责组织对管理体系文件的定期评审；
3.4各部门负责识别收集与产品有关的法律法规，办公室负责对这些法律法规进行登记并控制其分发。
4.程序内容：本管理体系手册中所提到的文件均为与食品安全管理体系运行紧密相关的文件，文件可采用任何形式或类型的媒体，本公司的文件以书面形式为主。
4.1文件分类：
4.1.1第一层次的文件：管理体系手册
4.1.2第二层次的文件：程序文件
4.1.3第三层次的文件：管理性与作业性文件。
4.1.4第四层次的文件：记录性文件。
4.2文件编号：
4.2.1公司代号：铁岭辉发肉禽加工有限公司—HF
4.2.2文件类型代号：
食品安全管理手册：HF/F-SC 程序文件：HF/F-CX—序号
作业文件：ZY—序号
记录性文件：JL—顺序号
4.3文件的编制、评审、批准、发放：
4.3.1管理体系手册由综合管理办公室负责组织编制，由食品安全小组组长审核，经总经理批准发布实施，综合管理办公室负责按照管理体系手册的发放范围进行发放，注明分发号并填写《文件发放/回收登记表》；
4.3.2程序文件及第三层次文件由其主管部门负责组织编制，由其主管领导审核，食品安全小组组长批准后发布实施。综合管理办公室负责在《受控文件清单》中汇总登记各类程序文件及第三层次文件，各部门负责在《受控文件清单》中汇总登记其所主管的文件。各类文件的发放均应按照文件所规定的发放范围进行发放，注明分发号并填写《文件发放/回收登记表》。
4.3.3所有表明文件审批情况的《文件评审/检查记录》应交办公室保管。
4.4文件的更改：
4.4.1文件需更改时，申请部门填写《文件更改申请表》经食品安全小组审核，报食品安全小组组长批准后，由办公室填写《文件更改通知单》，持单进行更改。
4.4.2文件更改的方式有手写更改与换页更改。
1）手写更改时，将更改内容用细实线划掉，在其上方填写正确内容，并加盖“更改”章或签字。
2）换页更改时，按《文件发放/回收登记表》的数量和范围发放新页，同时将作废页收回销毁。
4.4.3文件更改的情况应记入《更改记录》。
4.5文件的保存、作废与销毁：
4.5.1文件的保存：各部门要将本部门的文件放在干燥、安全的地方，妥善保管好。如出现文件丢失、破损或其他情况时，丢失补发的文件给予新的分发号并在《文件发放/回收登记表》中予以登记，因破损而重新发放的文件原分发号不变并在《文件发放/回收登记表》中予以登记。提供给顾客的文件不加盖受控章，不作更改控制，但须做好发放记录；
4.5.2文件的作废和销毁：所有失效或作废文件应由相关主管部门及时从所有发放和使用场所收回，因某种原因需保留的任何已作废的文件，都应加盖“作废”图章加以识别并妥善保管，并要在《文件发放/回收登记表》中予以登记，防止文件的非预期使用。需销毁的作废文件报食品安全小组组长批准后交办公室进行处理。
4.6文件的有效性评价：
综合管理办公室每一年组织对现有体系文件进行定期评审，必要时予以修改，即当公司的内部运作、国家法律法规和生产生产标准发生变化时，应及时修改相应的体系文件。
4.7 外来文件：
综合管理办公室是外来文件归口管理部门。综合管理办公室负责识别收集与食品安全管理体系有关的法律法规，生产技术部负责识别收集与生产质量和技术有关的各类标准和法律法规要求，综合管理办公室负责识别收集与合同管理和生产材料有关的各类标准及法律法规，综合管理办公室对各部门所收集到的外来文件进行汇总登记并控制其分发。各管理部门要跟踪其修订状态，在规定的范围内进行发放以确保在使用处获得适用文件的有效版本。
5.相关文件：
5.1《食品安全管理手册》
5.2《记录控制程序》